Заполнение новой эНакладной
На форме создания эНакладной расположены:
- Блок «Общая информация»
- Блок «Грузоотправитель»
- Блок «Грузополучатель»
- Блок «Заказчик»
- Блок «Место отгрузки, доставки»
- Блок «Транспортные реквизиты»
- Блок «Реквизиты ответственных лиц»
- Блок «С товаром переданы документы»
- Блок «Дополнительные поля»
- Блок «Товарный раздел»
- Панель с функциональными кнопками
ПРИМЕЧАНИЕ. Поля, отмеченные красными звездочками, должны быть обязательно заполнены.
Блок «Общая информация»
Включает следующие реквизиты:
- Статус документа* – текущий статус документа, на данном этапе имеет значение Черновик.
- Серия и номер* – номер эНакладной.
ПРИМЕЧАНИЕ. Формат номера эНакладной: ССС-GGGGGGGGGGGGG-NNNNNNNNNN, где ССС - код EDI-провайдера (заполняется автоматически); GGGGGGGGGGGGG - код GLN грузоотправителя (заполняется автоматически); NNNNNNNNNN - порядковый номер (25 символов), эНакладной уникальный в рамках грузоотправителя.
- Дата накладной* – указывается дата накладной: фактическая дата отгрузки товара. По умолчанию поле заполняется текущей датой.
ПРИМЕЧАНИЕ. Дата накладной не может превышать текущую больше, чем на 3 календарных дня.
- Валюта* – указывается валюта.
- Основание отпуска – указывается наименование* (договор, контракт, приказ, распоряжение, заявка или другой документ), номер* и дата документа, являющегося основанием для отгрузки товара.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если в качестве основания используется заказ, то необходимо нажать на кнопку Номер заказа. В результате на форме отобразится поле для ввода номер заказа.
Блок «Грузоотправитель»
Включает поля:
- Наименование* - краткое наименование организации-ГО,
- Адрес* - юридический адрес организации-ГО,
- УНП* - учетный номер плательщика организации-ГО,
- GLN - GLN номер организации-ГО.
ПРИМЕЧАНИЕ. Поля по умолчанию заполняются данными организации, от имени которой работает пользователь.
Блок «Грузополучатель»
Включает поля:
- Наименование* - краткое наименование организации-грузополучателя,
- Адрес* - юридический адрес организации-грузополучателя,
- УНП* - учетный номер плательщика организации-грузополучателя,
- GLN – GLN номер организации-грузополучателя.
ПРИМЕЧАНИЕ. После поиска и выбора наименования грузополучателя из выпадающего списка в поле Наименование остальные поля блока «Грузополучатель» заполняются автоматически данными, сохраненными в системе для выбранной организации.
Блок «Заказчик»
ПРИМЕЧАНИЕ. Данный блок отсутствует в форме создания электронной Товарной накладной.
Информация о заказчике перевозки (плательщике), т.е. организации, которая будет производить оплату транспортных работ.
Включает поля:
- Наименование* - краткое наименование организации,
- Адрес* - юридический адрес организации,
- УНП* - учетный номер плательщика организации,
- GLN - GLN номер организации.
Для удобства реализовано автоматическое заполнение полей при выборе заказчика перевозки Грузополучателя или Грузоотправителя. Для этого необходимо нажать соответствующие кнопки.
Блок «Место отгрузки, доставки»
Для выбора места отгрузки и доставки необходимо нажать на кнопки Пункт погрузки и Пункт разгрузки (соответственно).
В результате в обоих случаях отобразится форма выбора склада , на которой требуется указать интересующий пункт погрузки или разгрузки.
ПРИМЕЧАНИЕ. В том случае, когда ГП является клиентом другого EDI-провайдера, и в системе нет информации об интересующем пункте разгрузки (т.е. на форме выбора склада в выпадающем списке Пункт разгрузки нет требуемого значения), тогда прямо из формы создания эНакладной можно создать склад/пункт отгрузки-разгрузки. Описание см. "Создание пункта разгрузки ГП".
Создание пункта разгрузки ГП
Для добавления пункта разгрузки с формы создания эНакладной для ГП, который является клиентом другого EDI-провайдера, необходимо перейти к форме выбора склада (кнопка Пункт разгрузки в блоке «Место отгрузки, доставки») после чего нажать на кнопку Добавить склад
В результате отобразится окно для ввода GLN пункта разгрузки. Необходимо ввести GLN и нажать на кнопку Добавить. После чего запускается процесс проверки введенного GLN (присутствие информации о складе/пункте отгрузки-разгрузки в системе EDI-провайдера, а также в БЭПТ (ePASS)). При успешном завершении процесса проверки введенного значения для ГП будет добавлен указанный пункт разгрузки (склад) и он отобразится в поле Пункт разгрузки на форме создания эНакладной.
Общественный GLN
Может быть использован в случаях, когда на адрес отгрузки товара GLN не был получен (например, отгрузка товара физическому лицу, выездная торговля).
Блок «Транспортные реквизиты»
ПРИМЕЧАНИЕ. Данный блок отсутствует в форме создания электронной Товарной накладной.
Информация о транспортном средстве, используемом для перевозки товара.
Включает поля:
- Автомобиль* – указывается марка и государственный номер автомобиля;
- Водитель* – указывается должность, фамилия, имя и отчество водителя;
- Прицеп – указывается марка и государственный номер прицепа;
- Владелец автомобиля – указывается название организации или индивидуального предпринимателя, владеющего автомобилем;
- Количество поездок (заездов).
Блок «Реквизиты ответственных лиц»
Данный блок включает поля:
- Отпуск разрешил* - указывается должность, фамилия, имя и отчество ответственного за отгрузку товара лица;
- Товар к доставке принял* - указывается должность, фамилия, имя и отчество водителя;
- Сдал грузоотправитель* - указывается должность, фамилия, имя и материально-ответственного лица, отгрузившего товар;
- Номер пломбы;
ПРИМЕЧАНИЕ. При создании эНакладной данное поле не заполняется.
- Дата и номер доверенности;
- Название организации, выдавшей доверенность.
Блок «С товаром переданы документы»
Информация о документах, непосредственно следующих с товаром. Включает наименование, номер и дату по каждому из документов.
Блок «Дополнительные поля»
Данный блок используется для сведений, которые не являются обязательными для указания в эНакладных, но грузоотправителю нужно отразить эти данные в документе.
Для добавления в эНакладную дополнительного поля необходимо воспользоваться кнопкой Добавить дополнительное поле.
И в отобразившихся полях выбрать тип дополнительного поля из справочника и ввести его значение. Для добавления второго и последующих дополнительных полей требуется щелкнуть левой клавишей «мыши» по пиктограмме (
Если в справочнике дополнительных полей нет подходящего, необходимо выбрать Свое и внести данные в поля Наименование и Значение.
ПРИМЕЧАНИЕ. При создании эНакладной взамен отмененной в первом поле необходимо выбрать значение Номер отменяемого сообщения и в поле Значение указать номер отмененной эНакладной.
ПРИМЕЧАНИЕ. При создании возвратной накладной в первом поле необходимо выбрать значение Возвратная накладная и в поле Значение указать номер накладной, по которой осуществляется возврат товара.
Подробное описание по заполнению Товарного раздела дано в статье Заполнение блока «Товарный раздел»